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Rodando su propia Office Online

Actualizado:04-09Fuente: consolidación de la red
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He hecho un montón de trabajo a distancia en mi vida. Mi primer concierto verdadera escritura llegó cuando tenía 16 años como freelance para una revista de informática cuyas oficinas fueron 3.000 millas de mi casa, y desde entonces he trabajado para una serie de blogs, nuevas empresas de Internet y compañías de juegos de ordenador en una línea, entorno de oficina virtual. Durante ese tiempo he descubierto que la clave para un equipo distribuido con éxito es la comunicación. La diferencia entre las empresas que fracasaron y los que lograron fue lo bien configurar la estructura de comunicación fue para el equipo.

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A todos nos gusta Basecamp , que creo que es una aplicación de gran valor para los equipos distribuidos (lo usamos aquí en lectura / WriteWeb). Es una excelente manera de comunicarse y realizar un seguimiento de todos los aspectos de su proyecto. Pero cuando yo empecé a distancia, no había Basecamp, así que tuvimos que improvisar nuestra propia solución, la mayoría de software de código abierto. En estos días, hay es aún más grande de software disponible para los equipos que quieran montar su propia oficina virtual. A continuación se presentan algunas de las herramientas que cada equipo necesita para crear su propio Fakecamp.

Email

Ya tenemos la tendencia a pensar en el correo electrónico como una forma anticuada de comunicación. En la era de los mensajes de texto y mensajería instantánea, correo electrónico parece tan ... lento. Pero aún así es una gran manera para que los equipos se comunican. Se llama la atención (que no lee todo lo que no en su carpeta de correo no deseado?), Es personal, versátil, y es asincrónica (es decir, no todo el mundo tiene que estar allí a la vez para que funcione).

Foro

Tomando comunicación asíncrona a otro nivel, foros generalmente ordenan un papel protagonista en cualquier solución de groupware (la característica de "mensajes" que ancla las herramientas de comunicación en Basecamp, por ejemplo). Foros permiten miembros del equipo de discutir a fondo las ideas y proyectos del plan de una manera organizada. La gran ventaja de los foros más de correo electrónico es que no hay un registro de búsqueda de todo lo que escribe y que nunca va a perder el tiempo por casualidad el corte de un miembro del equipo fuera del circuito. Simple Machines Forum es uno de los sistemas más plenamente desarrollados foro de código abierto , con un calendario integrado y una gran comunidad de desarrolladores que lo apoyan a través de addons y plugins. Es una buena opción para cualquier equipo.

¿No te gusta Simple Machines Forum? Trate phpBB , MyBB , PunBB , vBulletin o Invision Power Board

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Wiki

En la primera parte de esta década trabajé para una compañía de juegos de computadoras que tenían los miembros del equipo distribuyen en los EE.UU., Alemania, Suecia y Australia. Hemos hecho un amplio uso de wikis para mantener nuestros documentos de diseño y planificación en orden. Nuestro wiki vamos a escribir y editar documentos como un equipo, con facilidad y sin temor de que alguien sobrescribir accidentalmente algo importante. MediaWiki es una buena opción de software wiki, pero hay literalmente cientos de variantes del wiki para elegir (que en realidad utilizamos WackoWiki ) , por lo que encontrar lo que hace un llamamiento a usted y su equipo.

Charlar

A veces sólo necesitas decirlo en voz alta. Skype le permite realizar una llamada en conferencia con el programador en Frankfurt, el diseñador en Sydney, y el redactor publicitario en Chicago - de forma gratuita. También es compatible con la transferencia de texto de chat / mensajería instantánea y archivos. Foros simplemente no facilitan una rápida comunicación, y seamos sinceros, a veces usted no desea esperar una respuesta; en tiempo real, uno-a-uno de chat a través de una red de mensajería instantánea es una gran herramienta a tener en el arsenal de su equipo.

¿No te gusta Skpe? Trate de AIM , MSN / en vivo , Yahoo , ICQ , Google o FreeConferenceCalls.com (de baja tecnología, pero no requiere computadora)

Compartir documentos

A veces los equipos necesitan compartir y editar documentos con formato, lo que significa foros y wikis no son ideales. Usted podría pasar documentos de ida y vuelta a través de correo electrónico, pero que puede causar problemas muy rápidamente. Una mejor alternativa es utilizar Google Docs y Hojas de cálculo . Justo el otro día Richard compartió una hoja de cálculo de Excel a través de Google Docs y Hojas de cálculo conmigo mismo y con otros escritores Leer / WriteWeb. Fue genial ser capaz de acceder a Google, sabía que estaba viendo exactamente lo que Richard quería que yo viera, y editar allí si quería.

¿No te gusta Google Docs y Hojas de cálculo? Trate de Zoho , gOffice o ThinkFree

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Diagramas de Flujo

Herramientas en línea de mapas mentales son grandes. Ser capaz de sentarse con otro miembro del equipo y trazar una base de datos, o la estructura de la página de un sitio web, o los niveles de juego, etc tiene un valor incalculable. Ninguna de estas herramientas existía cuando empecé, pero son grandes para aprovechar ahora. Thinkature es una de estas herramientas, y también es compatible con el chat de voz para que pueda hablar a través de su esquematización.

¿No te gusta Thinkature? Trate MindMeister , Gliffy , Kayuda , Bubbl.us , Mindomo , Flowchart.com , Comapping o Mind42

Archivos

A veces sólo tienes que enviar un archivo de forma rápida y fácil que es demasiado grande para el correo electrónico o el foro de archivos adjuntos. Cuando eso sucede, me dirijo a Senduit , que me permite subir archivos de hasta 100 MB y enviarlos a sus colegas. Senduit está lejos de ser el único archivo de envío de servicio, que sólo pasa a ser mi favorito ( YouSendIt , zUpload , DropSend y LeapFILE son algunos otros). Usted debe encontrar el que funciona bien para su equipo.

Conclusión

Así que usted está pensando, ¿por qué iba a hacer todo esto cuando yo sólo podía usar Basecamp o uno de sus competidores? Bueno, puede que no. Pero tal vez usted desea ejercer más control sobre cómo configurar su oficina virtual mediante la construcción desde cero utilizando herramientas en línea. Rodando su propia oficina en línea significa controlar qué características va en ella. Los servicios y aplicaciones anteriores le ayudará a las embarcaciones con éxito un espacio de trabajo en línea para su equipo distribuido que facilitará la comunicación necesaria para tener éxito.

¿Qué más se puede incluir en su oficina en línea? Cualquier servicio nos perdimos? Cualquier cosa fundamental que no puede ir a trabajar fuera? Deja una nota en los comentarios.

Nota: Yo elegí no incluir una categoría separada para los calendarios ya que muchos de los sistemas de foros mencionados han construido en ellos.

Asimismo, recuerda a votar en R / WW la encuesta de esta semana acerca de qué herramienta de colaboración en línea que utiliza, teniendo en cuenta que para algunos equipos podría ser mejor para armar su propia.

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