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Gire de Outlook en una herramienta de Gestión de Proyectos de Integración con OneNote

Actualizado:01-03Fuente: consolidación de la red
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Gire de Outlook en una herramienta de Gestión de Proyectos de Integración con OneNote


OneNote es uno de esos productos de Microsoft parece completamente inútil cuando empiece a usarlo, pero no es hasta que realmente hacen uso del producto que es verdadero valor empieza a brillar a través. Como herramienta de trabajo y gestión de proyectos, OneNote es una de las mejores herramientas que hay.

¿Por qué no usan las tareas cuentan en Microsoft Outlook, te preguntarás? Bueno, no hay realmente ninguna razón usted no puede utilizar ambos. Cada uno tiene su lugar en su caja de herramientas de la productividad, y cada uno de ellos se complementan entre sí también.

En este artículo, te voy a mostrar cómo se puede integrar tareas de Microsoft Outlook y Microsoft OneNote para gestionar mejor las complejidades de los múltiples proyectos que haya que suceden en su vida, o en el trabajo, en un momento dado.

Cuando las tareas de Outlook se queda corto

He usado tareas en Microsoft Outlook desde hace muchos años. Como resumen diario de todo lo que tiene que lograr, nada es mejor que él. Tienes fechas de vencimiento, descripciones de tareas y prioridades disponibles de un vistazo, e incluso se les puede clasificar en los proyectos específicos que estés trabajando.

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El mayor beneficio a Tareas - su simplicidad - es también su mayor inconveniente.

Aunque usted tiene la capacidad de escribir notas al abrir tareas individuales, las características que están disponibles dentro de estas notas son muy limitados.

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El texto es grande, pero lo que si quieren organizar las hojas de cálculo, muchos documentos, notas de reuniones, y los muchos otros registros que van junto con el trabajo en estas tareas?

Lo que necesita es una especie de carpeta o cuaderno donde usted puede almacenar toda esa información para cada tarea, organizado con pestañas, y disponible a su alcance cuando usted está opinando sobre sus tareas y decidir en qué trabajar al lado.

Agregar el OneNote Add-In a Outlook

Afortunadamente, usted puede hacer esto con OneNote, ya que se integra perfectamente con Outlook. Para hacerlo desde dentro de Outlook, haga clic en Archivo y luego en Opciones.

A lo largo del menú de navegación izquierdo, haga clic en el enlace de Complementos.

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En la parte inferior de esta página verás un campo "Administrar" con un cuadro desplegable. Seleccione "Complementos COM" y haga clic en el botón Ir.

Si ha instalado OneNote en su ordenador, lo cual lo que debe, porque OneNote es gratis - entonces usted verá un complemento aquí tituladas OneNote Notas sobre elementos de Outlook. Seleccione la casilla junto a esto y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Ahora usted descubrirá iconos "OneNote" todo lo largo de Outlook, pero la que más nos interesa es la que ahora aparece en la parte superior de la página Tareas de Outlook.

Ahora que ya ha integrado OneNote con Outlook, es el momento de ponerlo a trabajar para conseguir más productivo.

En la siguiente sección, te voy a mostrar cómo se puede crear cuadernos para los proyectos individuales que usted tiene en marcha, y luego cómo se puede crear nuevas páginas para la gestión de tareas con sólo hacer clic en el botón de OneNote en las tareas de Outlook.

Gestión eficaz de tareas con OneNote y Tareas de Outlook

En primer lugar, abrir OneNote y crear un nuevo Notebook simplemente dedicada a la Gestión de tareas.

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Ahora dentro de la portátil de administración de tareas, puede crear nuevas secciones para cada proyecto individual que se está trabajando actualmente.

Todas las tareas en su página Tareas de Outlook normalmente caerán bajo un mismo proyecto u otro. Desafortunadamente en Outlook, no es tan fácil de organizar visualmente estas tareas por proyecto. Todos ellos simplemente se muestran en una grande, larga lista. No es la categoría que trabajar, pero eso es sólo una columna. Visualmente, la lista parece bastante intimidante.

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Pero añadiendo secciones en OneNote para cada proyecto, que está creando este bonito diseño visual, limpio que te permite organizar todas las tareas visuales en los proyectos (que vamos a llegar a en un momento).

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Así que, ahora que tienes OneNote configura con los proyectos, puede empezar a cargarlo con las tareas a medida que surgen.

Uso de la Integración Nueva-Task-a OneNote

Ya sea que las nuevas tareas surgir de un correo electrónico a su jefe le envía, asignaciones proporcionadas por un director de proyecto, o cualquier otro lugar, el proceso es el mismo; crear la tarea en tareas de Outlook, resaltarlo (haciendo clic en la tarea) y luego haga clic en el icono de OneNote en la parte superior de la página Tareas.

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¿Qué sucede cuando usted hace esto es magia.

En primer lugar, OneNote le preguntará qué sección desea colocar esta nueva "página" en. Aquí es donde se selecciona el proyecto donde pertenece esta tarea.

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Una vez hecho eso, OneNote importará automáticamente el Grupo desde Outlook en esa sección de OneNote como una nueva página.

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Básicamente, las secciones son los proyectos, y las páginas son tareas. Así que con esta configuración en OneNote, todos sus proyectos se listarán lo largo de la barra de navegación izquierda. Al hacer clic en un proyecto, verá todas las tareas relacionadas a lo largo de la barra de navegación de la derecha.

Una vez que usted ha utilizado esta configuración durante unos días, usted apreciará lo intuitivo y lo limpia es. Incluso si tienes 4 o 5 proyectos que van en todas a la vez, esta configuración permite que usted se centre en pleno en un proyecto específico, y ver sólo las tareas asociadas a ella, sin todo el desorden de tareas no relacionadas.

Mantener Tarea Registros Organizada

Al reunir a sus tareas en OneNote, usted proporciona un espacio central donde todo lo relacionado con esa tarea se puede organizar. Y las cosas que se pueden organizar en su página de tareas en OneNote es impresionante.

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Puede insertar tablas de datos (o insertar una hoja de cálculo Excel real si se quiere), adjuntar cualquier tipo de archivo, tome recortes de pantalla, insertar imágenes o imágenes escaneadas, hacer grabaciones de audio, y por supuesto, agregar todos los hipervínculos que te guste.

Incluso se puede crear otra lista de tareas dentro de esta tarea individual. Lo que organizar en este espacio es totalmente suya, pero el punto es que le permite a una ubicación centralizada para centrarse en su tarea, sin perder tiempo cazando a través de sus directorios para los archivos relacionados. Vincular todo aquí, y es todo a su alcance.

¿Utiliza OneNote para organizar sus proyectos y tareas? ¿Ves el valor en la integración de sus tareas de Outlook en OneNote? Darle una oportunidad, y compartir sus comentarios y experiencias en la sección de comentarios de abajo!