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3 Consejos para hacer frente a sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Show & Tell]

Actualizado:03-13Fuente: consolidación de la red
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3 Consejos para hacer frente a sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Show & Tell]

La mayoría de nosotros sufren de sobrecarga de información. Ser abrumado con los correos electrónicos privados puede no ser un gran problema y haciendo caso omiso de la mitad de los mensajes de correo electrónico es realmente aceptable hasta cierto punto. En una vida profesional, sin embargo, no sólo se le esperaba encontrar maneras de lidiar con todos los canales de entrada, usted también tiene que procesar la información, es decir, hacia adelante, responder, discutir, hacer un seguimiento y seguimiento.

En MakeUseOf hemos escrito una gran cantidad de artículos sobre diferentes maneras de utilizar Google Mail y cómo sacar el máximo provecho de ella. Pero qué características y qué técnicas de la gente que recibe cientos de correos electrónicos a la semana utiliza realmente? ¿Cómo podemos mantener un registro de decenas de tareas y, sin embargo permanecemos en la parte superior de la inundación correo diario? Aunque no puedo hablar por mis compañeros, puedo ciertamente hablar por mí mismo. Yo uso Google Mail para manejar correos electrónicos y la mayoría de mis tareas y con este artículo me gustaría compartir mis trucos de magia '' con usted.

Filtrado de correo entrante

Para mí, un paso clave para hacer frente a las inundaciones, fue la creación de filtros para el correo entrante. Si recibe más de tres o cuatro correos electrónicos al día y si repetidamente recibe mensajes de correo electrónico específicas, por ejemplo, las notificaciones, boletines, o recordatorios, no te recomiendo configurar filtros.

He creado más de 20 filtros, que el correo especie menor de 15 etiquetas de las teclas (similar a las carpetas), por ejemplo para cuidar de las notificaciones de comentarios, mensajes de correo electrónico relacionados con MakeUseOf respuestas, incluidas las cuestiones nuevas y publicados, o correos electrónicos relacionados con Sonido Domingo.

3 Consejos para hacer frente a sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Show & Tell]


Recibo muchos correos que yo realmente no tengo que leer, al menos no en mi bandeja de entrada, por ejemplo, nuevas cuestiones planteadas MakeUseOf Respuestas. Todavía me gustaría tener una copia en mi bandeja de entrada, sin embargo, por ejemplo, que transmita una pregunta a un colega o para responder a ella a través de correo electrónico. Sin embargo, ya no tengo que leer estos mensajes de correo electrónico, he creado un filtro para ordenar y marcarlos como leídos.

Así que cada vez que veo un número negrita pop al lado de una de mis etiquetas, sé que hay correo en realidad tengo que leer. Dependiendo de lo que la etiqueta es, lo leí de inmediato (por ejemplo, Bandeja de entrada) o dejo de lado un pedazo de tiempo para leer todos los mensajes de correo electrónico de esa categoría en conjunto (por ejemplo, las notificaciones de comentarios).

3 Consejos para hacer frente a sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Show & Tell]

Si a usted le gustaría aprender más sobre la configuración de los filtros en Google Mail, recomiendo el artículo 3 grandes ejemplos del uso de Gmail Filtros para la Productividad. Contiene algunos consejos para la creación de correo electrónico a listas de tareas, gestionar los recordatorios, o los eventos del calendario de Google filtro.

Priorizar

Por lo que han establecido filtros para mensajes de correo electrónico que usted recibe regularmente, pero su bandeja de entrada todavía tiende a ser lleno de cosas menos importantes? Google Mail tiene una solución para eso y se llama Prioritarios. Es fácil de configurar bajo> Ajustes> Buzón de entrada. Por defecto, se mostrará las siguientes etiquetas en la parte superior de la bandeja de entrada: Correo Importante y no leído, correo destacada, y todo lo demás en su buzón. Se puede personalizar para incluir otra etiqueta importante o cambiar o eliminar uno de los anteriores.

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Para una introducción a Priority Inbox, vea el artículo Priority Inbox de Gmail Soluciona El Problema Bacn.

Hacer un seguimiento

Puede hacer un seguimiento de los diferentes mensajes de correo electrónico de forma automática o manualmente por etiquetarlos. Si tiene que marcar manualmente docenas de correos electrónicos cada día, sin embargo, el etiquetado puede ser muy tedioso, ya que toma varios clics de ratón y un poco de coordinación. Lo que funciona mucho mejor para mí es protagonizada por correos electrónicos.

Uno de mis principales tareas editoriales es mantener un seguimiento de los comentarios. Esto incluye cualquier comentario través MakeUseOf que deben abordarse, comentarios notables en general, los mejores comentarios del personal, los mejores comentarios de la mejor respuesta del concurso de la Semana (Respuestas MakeUseOf), y ganando los comentarios de ese concurso. Por lo general tienen entre 50 y 100 comentarios marcados en un momento dado y que utilizo cinco etiquetas diferentes que difieren entre ellos. Puedo tener acceso a todo el correo marcado a través de la etiqueta destacada, lo que me permite lidiar rápidamente con todos ellos, y que la etiqueta tiende a ser muy colorido.

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Para plazos o correos electrónicos que quiero dar seguimiento a, puedo convertir correos electrónicos en tareas, tal como se describe en este gran artículo: 4 pasos sencillos para lograr y mantener la bandeja de entrada Cero En Gmail

Todas las cosas pequeñas

He creado una gama de ajustes pequeños, que hacen frente a mensajes de correo electrónico más fácil para mí. Ni que decir tiene, que yo uso la vista de conversación roscado. La mayoría de los otros ajustes pequeños se proporcionan a través de características de Google Labs y por debajo hay una lista de mis favoritos.

Avance automático ...
para mostrar automáticamente la próxima conversación después de procesar el correo electrónico anterior.

Default 'Responder a todos "...
porque la mayoría de mi correo saliente está destinado a más de un destinatario.

Bandeja de entrada de previsualización ...
porque no puedo esperar a ver lo que me espera mientras que las cargas de GMail.

Mueva Icono Columna ...
como me parece que es más fácil para escanear ellos cuando están en el lado izquierdo.

Enviar y Archivo ...
para salvar a un clic y obtener que la bandeja de entrada vacía más rápido.

3 Consejos para hacer frente a sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Show & Tell]


Conclusión

Si usted todavía está esperando un truco de magia, me temo que tengo que decepcionarte. No hay magia involucrada en mantener en la parte superior de las cosas! Por lo general, sólo se necesita algunas estrategias sencillas y mucha disciplina.

Si usted fue seriamente esperando un buen truco, prueba este 1 impresionante punta Gmail que usted no sabe acerca.

Y muchas grandes consejos más se pueden encontrar aquí:

Cómo convertir su Gmail Bandeja de entrada en una lista de lectura de tareas pendientes

Cómo buscar correos electrónicos en Gmail de manera eficiente

4 maneras de configurar Gmail como su correo electrónico predeterminado en su navegador!

7 consejos para hacer Gmail El Mejor Servicio gratuito de correo electrónico para la gente Productivos

3 cosas Pro Los usuarios de Gmail han establecido en sus cuentas

¿Cuántos mensajes de correo electrónico recibe usted por día, y ¿cómo lidiar con ellos? ¿Tiene algún consejo de GMail y trucos que no cubre? ¿O hay una razón por la que usted está utilizando un cliente de correo electrónico diferente?